¿Envía cartas regularmente, por ejemplo, a clientes o socios comerciales? Entonces tiene sentido crear una carta modelo en Word. Porque contiene textos uniformes. Sólo varía alguna información como dirección, saludo, etc.
En las siguientes instrucciones aprenderá cómo crear una combinación de correspondencia en Word. Primero creamos una fuente de datos usando Excel, cuyas direcciones sirven como base.
Preparación: cree una fuente de datos con direcciones en Excel
Antes de crear la carta modelo en Word, primero creamos una fuente de datos en Excel. Aquí ingresamos toda la información y los datos importantes. Estos pueden ser, por ejemplo, nombres de empresas, nombres de personas de contacto y direcciones.
Pero, ¿por qué crear una carta modelo con Word Y Excel?
Es simple: en lugar de tener que cambiar cada letra individualmente, gracias a la tabla o fuente de datos en Excel, sólo se requieren unos pocos clics. Toda la información se transfiere automáticamente.
Algunos consejos para crear la tabla como fuente de datos:
- Decida de antemano exactamente qué columnas serán necesarias. Por ejemplo, título, nombre, apellido y dirección. Ésta es la única forma de garantizar que Word transfiera todos los datos con precisión.
- Asegúrese de que los datos contenidos sean correctos a intervalos regulares. ¿Es posible que haya cambiado una dirección? ¿O hay una nueva persona de contacto?
- Además, los datos deben tener un formato coherente para que no haya complicaciones a la hora de transferirlos a la carta modelo en Word.
A continuación se muestra un ejemplo de cómo podría verse una tabla de este tipo:
La hoja de cálculo de Excel con la fuente de datos ya está lista. En el siguiente párrafo, continuaremos con la creación de la carta modelo real en Word. La guía es adecuada para versiones de Word como 2010, 2013, 2016 y 2019. Sin embargo, también funciona en microsoft 365.
Cómo crear una combinación de correspondencia en Word usando el asistente
Para crear la carta modelo con Word, siga uno tras otro los siguientes pasos de las instrucciones:
- Abra o cree el documento en Word que desea enviar como combinación de correspondencia. También puede ser una plantilla que haya creado en el pasado.
- Finalmente, haga clic en en la barra de menú superior “Espectáculos” y luego haga clic en la opción en el área Iniciar combinación de correspondencia “Iniciar combinación de correspondencia”.
- Se abrirá un nuevo menú donde podrás seleccionar la opción “Asistente para combinar correspondencia con instrucciones paso a paso…” elegir.
- Ahora se abre el asistente, con el que podrás crear tu modelo de carta en Word paso a paso.
- en la zona “Seleccione un tipo de documento” activar la opción "Letras". Luego haga clic en la parte inferior “Siguiente: Documento inicial”.
- En el siguiente paso, elige si desea utilizar el documento actual o una plantilla para la carta modelo en Word. Pero también puedes empezar con un documento existente. En nuestro caso elegimos “Usar documento actual”
- Luego haga clic en “Siguiente: Seleccionar destinatario”.
- En el siguiente paso activa la opción "Usar una lista existente". Además, haga clic a continuación "Navegar…"para seleccionar el archivo que contiene la hoja de cálculo de Excel que acaba de crear en el párrafo anterior.
- una nueva ventana “Destinatario de combinación de correspondencia” se abre. Aquí tienes la opción de seleccionar, filtrar y ordenar todos los contactos que quieras. Una vez hecho esto, haga clic en "DE ACUERDO". Luego haga clic en “Siguiente: Escribe tu carta”.
- Seguimos con el paso en el que escribes tu carta. Aquí tienes la opción de agregar elementos como bloque de dirección, línea de saludo y muchos otros.
- Por ejemplo, elija "Bloque de direcciones...", abre una nueva ventana. Aquí puede especificar cómo debe verse el bloque de direcciones y qué información contiene.
- Una vez que haya creado y personalizado todos los elementos necesarios para su combinación de correspondencia con Word, haga clic en “Siguiente: Vista previa de tus cartas”.
- En la vista previa se comprueban todos los elementos e información contenida por última vez. Puede hacer clic en todos los destinatarios individuales y también editar la lista de destinatarios. ¿Está todo correcto y has terminado? Hacer clic en "Siguiente: Detener la combinación de correspondencia".
- En el último paso, tiene la opción de imprimir la carta modelo creada en Excel o editarla nuevamente. Realice una verificación final haciendo clic “Editar letras individuales…” Ahora se abrirá un nuevo documento con su combinación de correspondencia en Word.
- Si toda la información es correcta, imprima la carta modelo. También puede guardar la carta modelo.
Pruébelo usted mismo ahora creando su primera combinación de correspondencia en Word. Personaliza todos los elementos incluidos y luego imprime la carta modelo terminada directamente. ¡Completo!
